Zeiterfassung – Pausenvorschriften und deren Umsetzung (ArbZG)
In diesem Blog möchten wir Ihnen eine Hilfestellung geben bei der Umsetzung der in Deutschland gültigen Pausenregelungen und deren Anwendung. Dies soll keine Rechtsberatung sein, dies dürfen wir auch gar nicht. Wir plaudern hier ein wenig aus dem, was wir in der Praxis erlebt haben, die Probleme, denen wir begegneten sowie den möglichen Lösungen.
Wir beginnen mit den am meisten anzutreffenden Arbeitnehmern, also nicht Feuerwehr, nicht Katastrophenschutz im Einsatz, nicht operierender Chirurg. Die Gesetze gelten grundsätzlich für alle Arbeitnehmer (außer den schon aufgeführten, eine vollständige Liste( *) finden Sie am Schluß dieses Blogs.)
Bevor wir zur Pause kommen müssen wir erst einmal klären, wie gearbeitet werden soll. Nehmen wir Vollzeitbeschäftigte (* *) , so sollte deren Arbeitszeit an Werktagen (** *) im Durchschnitt acht Stunden nicht übersteigen. Auch hier gibt es natürlich wieder Ausnahmen (sonst wäre es ja auch zu einfach nicht war ) auf die gehen wir aber erst mal nicht besonders ein (das kommt später).
Und noch mal langweilig (aber nötig) das Gesetz zur Pause
§ 4 Ruhepausen
Die Arbeit ist durch im voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.
Das ist doch gar nicht so kompliziert? Na schauen wir mal.
Nehmen wir den letzten Satz:
Länger als sechs Stunden… nicht ohne Ruhepause…
Das bedeutet, ab 360 Minuten ist, vorausgesetzt es wurde noch keine Pause genommen, jede weitere Minute erst einmal Pause, gewollt oder nicht, mindesten 15 Minuten lang! Die restlichen 15 Minuten kann der Mitarbeiter später, aber vor der 525igsten Minute beginnen.
Nun gibt es in vielen Unternehmen 3/4 Kräfte mit ziemlich genau sechs Stunden Arbeitszeit. Überziehungen der Arbeitszeit fallen nach diesem Gesetz für die nächsten 30 Minuten in die vorgeschriebene Pausenzeit. Jetzt wird uns klarer, warum einige Damen und Herren aus der Verwaltung so pünktlich kommen und gehen.
Raucherpausen
Und was ist mit den Raucherpausen? Die sind meistens zu kurz, da kleiner 15 Minuten. Laut Gesetz zählen die nicht! Idealerweise müsste eine Software Raucherpausen in Pausen wandeln, wenn 15 Minuten Dauer oder länger erreicht sind.
Halten wir erst einmal fest:
- Arbeitszeiten mit weniger als 360 Minuten (sechs Stunden) müssen nicht durch Pausen
unterbrochen werden
- Da nicht länger als sechs Stunden gearbeitet werden soll ist spätestens ab der 361
Minute Pause
- Die Pausenzeiten müssen vorher feststehen
War das jetzt alles?
Nein, leider reicht das noch nicht. Nehmen wir zuerst das Wort Pause. Dieses bedeutet eine Unterbrechung eines Vorganges, hier also die Arbeit. Eine Unterbrechung der Arbeit wiederum impliziert, dass nach der Pause die Arbeit wieder aufgenommen wird. Im Umkehrschluß bedeutet das natürlich auch, dass vor dem Beginn der Pause ebenfalls Arbeitszeit lag.
Also:
Pausen am Anfang oder am Ende einer Arbeitszeit entsprechen nicht der Definition Pause.
Und noch einer:
Ist der Arbeitgeber während der Pausen ansprechbar oder hat er sich für die Arbeit bereit zu halten?
Ein ganz klares NEIN. Die Pause gehört dem Arbeitnehmer voll und ganz. Er kann schlafen, essen, spazieren gehen oder was auch immer. Ob das Verlassen des Betriebsgeländes möglich ist hat auch mit den Örtlichkeiten zu tun und kann hier nicht beantwortet werden. (Grundsätzlich ist das Verlassen des Geländes/Gebäudes aber vorgesehen, da der Mitarbeiter voll und ganz über sich und seine Zeit verfügt.) Störungen der Pause sind laut geltender Rechtsprechung nicht erlaubt und führen dazu, dass diese Pause nicht zählt (also zu Arbeitszeit wird).
Aufsichtspflicht
Der Vorgesetzte ist veranwortlich für die, denen er vorgesetzt ist. Hier trifft ihn eine Aufsichtspflicht welche in Ausnahmensituationen (Unfall wegen Ermüdung zum Beispiel) und bei Mißachtung der Vorschriften empfindlich in die Pflicht nehmen kann.
Wege aus dem Dilemma:
Klar, wir sind Zeiterfasser und sehen das Heil nicht im Unfassbaren weil nicht Dokumentierten sondern die Zeiterfassung als Instrument für das Management.
An die Zeiterfassung sind folgende Mindestforderungen zu stellen:
- Definition von festen Pausen
- Definition von variablen Pausen
- Einhaltung der Vorschriften 30/360 und 45/540
- Unterscheidung von Pausen und Raucherpausen (zu kurz)
Im Gesetzestext ist die Rede von “ ..im voraus feststehende Ruhepausen.. “. Allerdings steht nichts davon drin, wie lange vorher. Nur die Pausenlänge muß also vor dem Antritt der Pause klar sein. (Eigentlich eine Selbstverständlichkeit oder?).
Lösung trivial:
Ihre Zeiterfassung lässt Pausen irgendwann am Tage innerhalb des gesetzlichen Rahmens zu. Wann die Pause tatsächlich genommen wird ist dem Betrieb überlassen. Das kommt den meisten Unternehmen entgegen und wird so auch gern praktiziert.
Lösung Standard:
Gegeben ist eine Mittagspause zwischen 12:00 und 14:00 in Höhe von 30 Minuten. An sich ebenfalls sehr einfach, muß nur von der Software unterstützt werden. Diese Lösung trifft auf die meisten Unternehmen zu wie Handwerk, Dienstleister und andere.
Lösung très chic
Frühstückspause 09:00Uhr – 09:15Uhr
Mittagspause zwischen 12:00Uhr und 14:00 Uhr
Dieses Modell gefällt mir persönlich sehr gut, weil es zum einen ein gemeinsames Frühstück ermöglicht und zum anderen flexibel die Mittagspause regelt. Weitere Pausenzeiten sind selbst bei längerer Arbeitszeit nicht mehr einzuhalten. Auch die Raucher werden mit dieser Regelung zufrieden sein.
Größere Unternehmen:
Ab einer bestimmten Unternehmensgröße wird oft eine Kantine vorhanden sein. Werden jetzt alle Mitarbeiter um 12:00 Uhr in die Mittagspause entlassen, so wird der Koch schon mal mit dem Beschwerdezettel winken. Wenn Ihre Zeiterfassung in den möglichen Tagesplänen nicht beschränkt ist, so kann mit der festen Pause (Mittagspause) zu verschiedenen Zeiten, also vielleicht um 15 Minuten je Abteilung versetzt(?) die Auslastung der Kantine gesteuert werden. Ein feiner Nebeneffekt!
Natürlich können die Uhrzeiten auch andere sein, ich habe mich an die Gepflogenheiten im mir vertrauten Umfeld gehalten. Weiterhin werden die Vorgaben durch das Gesetz wieder durch Tarifvertrage oder Arbeitsverträge aufgeweicht. Meistens sind diese Gesetze jedoch auch in diesen Verträgen umgesetzt.
* Sonderregelungen bestehen für folgende Personengruppen bzw. Branchen ($18 ArbZG):
Dieses Gesetz ist nicht anzuwenden auf
1. leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 des Betriebsverfassungsgesetzes sowie Chefärzte,
2. Leiter von öffentlichen Dienststellen und deren Vertreter sowie Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind,
3. Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen,
4. den liturgischen Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften.
(2) Für die Beschäftigung von Personen unter 18 Jahren gilt anstelle dieses Gesetzes das Jugendarbeitsschutzgesetz.
(3) Für die Beschäftigung von Arbeitnehmern als Besatzungsmitglieder auf Kauffahrteischiffen im Sinne des § 3 des Seearbeitsgesetzes gilt anstelle dieses Gesetzes das Seearbeitsgesetz.
(4) (weggefallen)
** Arbeitszeit der Arbeitnehmer (§3 ArbZG)
Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
*** Werktage
Diese Definition finden wir im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
(1) Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage.
(2) Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.
Links zu unserer Zeiterfassungssoftware:
Zeiterfassung
Arbeitszeiterfassung
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