Mit dem T960 stellt die GeBIT tech ein Zeiterfassungsterminal für die Arbeitszeiterfassung mit gehobenen Leistungsmerkmalen vor. Dieses eignet sich für den Einsatz von Kleinbetrieben und mittleren Betrieben gleichermaßen:

Kurzer Überblick:
Grafikdisplay – Touchoberfläche – Transponderleser – verschiedenen Buchungsgründe – USB- Stick – USB – Netzwerkanschluß – optional Fingerprint

Für wen eignet sich dieses Zeiterfassungssystem?

Beispiel Arztpraxis :
Öffnungszeiten Montags – Freitags von 07:00 Uhr bis 12:00 Uhr und 15:00 Uhr bis 17:30 Uhr.
Das Wochensoll der Helfer/innen beträgt 40 Stunden, Pausen werden in der Zeit zwischen 13:00 Uhr und 14:00 Uhr gemacht, Laborzeiten, Reinigung und anderes fällt ebenfalls in die Mittagszeit (nicht in die Pause!).
Selten kommen Dienstgänge (Hausbesuche) vor und werden ebenfalls am Gerät erfasst. Notdienste werden an Wochenenden oder Feiertagen erbracht und gleichmäßig verteilt.

Beispiel Bäckerei :
Die Backstube ist in Betrieb seit 04:00 Uhr bis 11:00 Uhr und Abends ab 18:00 Uhr bis 24:00 Uhr.
Die Fahrer beginnen Ihren Tagesablauf um 06:30 Uhr bis 15:00 Uhr, das Verkaufspersonal beginnt um 07:00 Uhr und endet um 18:30 Uhr. Teilweise wird im 2- Schichtbetrieb gearbeitet, Samstage sind Arbeitstage. Pausen werden nicht einzeln erfasst sondern von der Software automatisch abgezogen.

Beispiel Tankstelle :
Betrieb rund um die Uhr im Mehrschichtbetrieb. Erfasst werden Arbeitszeiten und Pausenzeiten. Mitunter kommt es vor, dass die Mitarbeiter auch an anderen Tankstellen eingesetzt werden. Somit müssen die Terminals alle Mitarbeiter kennen, die Daten werden zentral abgerechnet und müssen hierzu zur Verwaltung übermittelt werden.

Beispiel Einzelhandel :
Es gibt viele verschiedene Einsatzpläne für Kassierer/innen, Verkäufer/innen, Verwaltung, Reinigung, Fachbereiche (Schlächter, Käse) und Führungskräfte. Pausen werden selbständig gemacht und am Terminal erfasst. Die Arbeitszeiten liegen zwischen 06:00 Uhr und 21:00 Uhr, auch Samstags.

Beispiel Gastronomie :
Schlimmer geht nimmer . Einsatz teilweise deutlich über acht Stunden, Feiertage werden nur für Zuschläge berücksichtigt, über Mitternacht ist die Regel, Zeitpläne von Minijob bis Vollzeit im Mehrschichtbetrieb ist alles vertreten. Pausen werden einzeln erfasst, der Mitarbeiterstamm wechselt häufig, jedoch sollten ausgeschiedenen Mitarbeiter weiterhin gespeichert bleiben, da diese oft wieder neu eingestellt werden.

Natürlich ließe sich diese Liste deutlich verlängern, jedoch glaube ich, dass die individuellen Probleme in den genannten Beispielen ausreichend deutlich werden.

Gern steht unser individueller Beratungsservice unter 05352 – 947 588 5 kostenfrei zur Verfügung!

Das Zeiterfassungssystem T960 mit seinen Stärken und Schwächen
Gleich vorweg, alle genannten Szenarien meistert das T960 ohne wenn und aber! Teile der genannten Aufgaben sind gar nicht im Zeiterfassungsterminal zu integrieren sondern in der nachgeschalteten Software.

Kommen wir zu den Stärken:

Das T960 bietet verschiedenen Buchungsgründe wie Kommt, Geht, Pause, Dienstgang und Unterbrechung schon als Standard. Weiterhin wird die Erfassung per Transponder (RFID), Passwort oder Fingerprint unterstützt. Letzteres ist immer interessant, da so der Ausweis nie vergessen, verloren oder vertauscht werden kann.

Die Daten werden per Netzwerk, USB oder gar USB- Stick übermittelt. Also egal wie schwierig sich die Anschlußmöglichkeiten darstellen, die Daten kommen jedenfalls immer in die Zentrale. Besonders elegant ist die Übertragung der Daten per Email durch unser Kommunikationsprogramm ZKTerm . Dieses liegt immer kostenfrei jedem Zeiterfassungsterminal bei.

Und nun zu den Schwächen:
Das T960 kann mit verschieden Buchungsgründen frei konfiguriert werden. Dies lassen sich sogar mit Zeiten verknüpfen, so dass Mittags der Buchungstyp “Pause”, abends der Buchungtyp “Geht” ohne weitere Auswahl erfasst würde. Eine manuelle Auswahl, und das wäre in der Gastronomie, Großhandel und vielen anderen Unternehmen der Standard, muß jedoch über die Pfeiltasten vorgenommen werden und ist damit etwas weniger intuitiv und auch etwas langsamer als beim T980 mit seinen festen Funktionstasten.

Gern steht unser individueller Beratungsservice unter 05352 – 947 588 5 kostenfrei zur Verfügung!

Das sollte für unsere Vorstellung soweit ausrechen, für weitere Details hier weitere Verweise:
Bild Zeiterfassungssystem Varianten mit Transponder und Fingerprint
Technische Daten Zeiterfassungsterminal T960
Komplettsystem Arbeitzeiterfassung
Zeiterfassungsterminal T960

Sie erreichen uns per Email: klick
oder per Telefon unter 05352-.947 588 5

Im ersten Beitrag haben wir Mandanten, das Unternehmen und den Zugang zum Programm vorgestellt. Heute werden wir die Struktur weiter vervollständigen.

Wie nebenstehend zu erkennen verzweigt sich die Struktur in der Tiefe beliebig. Also je Mandant viele Unternehmen, je Unternehmen viele Filialen und so weiter bis hin zum Mitarbeiter, dem wertvollsten Gut des Unternehmens in der Zeiterfassung.
Eine solche Aufteilung sieht für Kleinstunternehmen auf den ersten Blick etwas überzogen aus, ist aber bei Planung und Darstellung unverzichtbar.

Auf die Darstellung der Filialen verzichten wir hier, da die Bildschirmmaske genau so aussieht wie bei den Unternehmen. Jede Filiale erbt die Einstellungen des Unternehmens (der Zentrale), so dass die Konfiguration schnell erledigt ist. Wenn überhaupt, dann werden wohl nur die Feiertage angepasst.

Abteilungen
In den Abteilungen werden die Mitarbeiter entsprechend der Firmenstruktur geführt. In produzierenden Betrieben wie Metallbau aber auch in Einzelhandel oder Großhandel findet man oft die Abteilungen
Verwaltung – Wareneingang – Warenausgabe – Service – Außendienst.

Jede Abteilung hat eindeutige Merkmale und kann weiter in Unterabteilungen gegliedert werden. Durch das Erfassen dieser Struktur ermöglichen wir das Planen und Auswerten innerhalb dieser Gliederung.

Arbeitsgruppen
Da es oft vorkommt, dass Mitarbeiter abteilungsübergreifend oder gar innerhalb des Unternehmens in verschiedenen Filialen eingesetzt werden, haben wir hier in der Arbeitszeiterfassung das Modell der Arbeitgruppe abgebildet. In einer Arbeitsgruppe wird die Zugehörigkeit zu einer Aufgabe oder Kostenstelle dargestellt (unabhängig von der Unternehmensstruktur) und kann jetzt geplant und ausgewertet werden.
Diese Zeitabrechnungen sind zum Beispiel besonders nützlich, wenn firmenintern die angefallene Arbeitszeit verrechnet und ausgeglichen werden muß, ist aber nicht gleichzusetzen einer Projektzeiterfassung. Bei einer Projektzeiterfassung bestimmen noch weitere Faktoren den Ablauf, zudem können Mitarbeiter je Tag an mehreren Projekten arbeiten. Dies wäre für eine Arbeitsgruppe jedoch recht ungewöhnlich.

Mitarbeiter
Das Rückrat jedes Unternehmens . Hier werden Besonderheiten erfasst, welche eben nur auf die Person und nicht auf die Struktur anzuwenden sind. Das wären zum Beispiel der Familienstand, Urlaubsanspruch, Krankenkassenzugehörigkeit und ähnliches. Vieles davon hat auf die Arbeitszeiterfassung keinen Einfluss, beim Export der Daten zu einem Lohnprogramm jedoch können diese Information sehr wichtig sein.
Eine kleine Besonderheit unseres Programmes: Durch das Einfügen eines Bildes können Sie die Informationen auf einem Werksausweis aus Papier oder Pappe drucken. Mit Clip versehen und am Hemd getragen ist so schnell die Zugehörigkeit zum Unternehmen ersichtlich.

Soweit zur Firmenstruktur in der Arbeitszeiterfassung. Unsere Möglichkeiten sollten recht komplett sein und alles widerspiegeln, was man für eine korrekte und detaillierte Arbeitszeiterfassung benötigt.
Im nächsten Beitrag werden wir die Erfassung weiterer Stammdaten wie Sondertage, Tagespläne etc. vorstellen und wären dann bei den Bewegungsdaten angekommen.

Alle dargestellten Masken sind mittlerweile voll funktionsfähig und mit der Datenbank verbunden. Test und Dokumentation folgen demnächst.

Wir freuen uns, dass Sie sich die Zeit genommen haben unsere Ausarbeitung zu lesen und würden auch gern ein Feedback bekommen.

Bis zum nächsten Beitrag

Ihre Proggies von der GeBITtech

Interne Verweise:
GeBIT tech Zeiterfassungssysteme
GeBIT time Arbeitszeiterfassung

In diesem Blog möchten wir Ihnen eine Hilfestellung geben bei der Umsetzung der in Deutschland gültigen Pausenregelungen und deren Anwendung. Dies soll keine Rechtsberatung sein, dies dürfen wir auch gar nicht. Wir plaudern hier ein wenig aus dem, was wir in der Praxis erlebt haben, die Probleme, denen wir begegneten sowie den möglichen Lösungen.

Wir beginnen mit den am meisten anzutreffenden Arbeitnehmern, also nicht Feuerwehr, nicht Katastrophenschutz im Einsatz, nicht operierender Chirurg. Die Gesetze gelten grundsätzlich für alle Arbeitnehmer (außer den schon aufgeführten, eine vollständige Liste( *) finden Sie am Schluß dieses Blogs.)

Bevor wir zur Pause kommen müssen wir erst einmal klären, wie gearbeitet werden soll. Nehmen wir Vollzeitbeschäftigte (* *) , so sollte deren Arbeitszeit an Werktagen (** *) im Durchschnitt acht Stunden nicht übersteigen. Auch hier gibt es natürlich wieder Ausnahmen (sonst wäre es ja auch zu einfach nicht war ) auf die gehen wir aber erst mal nicht besonders ein (das kommt später).

Und noch mal langweilig (aber nötig) das Gesetz zur Pause

§ 4 Ruhepausen
Die Arbeit ist durch im voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.

Teil 1: Arbeitszeiterfassung

Bei der Einführung einer Zeiterfassung ist einer der am meisten beachteten Punkte der Preis des Komplettsystems. Dabei wird mitunter die Nutzbarkeit des Systems weniger hoch gewichtet und eine Bestellung unter dem Gesichtspunkt der Kosten ausgelöst.

Um hier eine kleine Einführung in dieses Thema zu geben haben wir, mit Einverständnis des Auftraggebers, ein Beispiel aus der Praxis dokumentiert.
Der erste und entscheidende Schritt seitens des Auftraggebers war, uns in die Planung mit einzubinden. In einem Termin vor Ort wurde die Hardware begutachtet, die Erwartung an eine Zeiterfassung und der betriebliche Ablauf besprochen. Eine kurze Liste zum Abhaken würde wie folgt aussehen:

Ansprüche an die Zeiterfassung

• - Arbeitszeiterfassung mit Festarbeit und Gleitzeit
• - Schichtarbeit
• - Zuschläge für außergewöhnliche Arbeitszeiten
• - Datenimport
• - Schnittstellen zu Lohnprogrammen oder Steuerberatern
• - Projektzeiterfassung

Ansprüche an die Hardware

• - Erfassungstechnik (Transponder, Fingerprint, Barcode)
• - Installationsorte (Innenbereich, Außenbereich)
• - Zusammenführen der Daten bei dezentraler Erfassung (Email, FTP)
• - mobile Zeiterfassung für den Außendienst

Ansprüche an den Service
örtliche Gegebenheiten
sonstige Einflüsse oder Wünsche (zum Beispiel Zutrittskontrolle)
zeitlicher Ablauf

Bei diesem wichtigen ersten Termin klärt sich außer der Umsetzbarkeit auch, ob man in der Zukunft miteinander arbeiten kann (oder will). Je nach Anspruch an den Service sicherlich eine mitentscheidende Information.

Nachdem also die Grundlagen der Planung vorhanden sind kommt unser Part, also die Planung des Zeiterfassungssystems . Hierzu wird der bei einer Begehung oder anderweitig erarbeitete Grundriss hilfreich sein, um die Platzierung der Zeiterfassungsgeräte darzustellen. Zum besseren Verständnis hier der Grundriss aus dem angesprochenen Auftrag:

Zum Grundriss:

Dieser stellt das gesamte Gelände dar (ohne Anspruch auf Maßhaltigkeit). Im oberen Gebäude wird ein wünschenswerter Fertigungsablauf dargestellt. Im unteren Gebäude ist im Obergeschoss die Verwaltung untergebracht (Treppe).

Die Platzierung des Erfassungsgerätes im Gebäude 1 ergab sich schon aus dem möglichen Installationsort und dem gemeinsamen Zugriff von Verwaltung und Fertigung.

An den Geräten soll vorerst Arbeitszeit und Pause (unterschieden nach Pause und Raucher-pause) erfasst werden, später soll eine Projektzeiterfassung umgesetzt werden.

Grundsätzlich wäre so eine Zeiterfassung durchaus machbar und kostengünstig umsetzbar.
Alle Mitarbeiter erreichen dieses Terminal problemlos, der Installationsort ist ideal, da Netzwerkanschluß und Strom vorhanden sind und die Verwaltung ist mit einbezogen.

Nun könnte man sich nur auf die Kosten stürzen (Hardware) und eventuell mit der Erfassungsart Fingerprint aufwerten.

Ein solches Arbeitszeiterfassungssystem wäre, unter berücksichtigung der Ausbaufähigkeit auf die Betriebsdatenerfassung (Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung), für 100 Mitarbeiter schon für ca. 1.100,–€ – 1.250,–€ ohne Vorortservice machbar.

Für eine Lösung wie eben beschrieben benötigen sie unseren Planungsservice nicht!

Sehen wir uns im Folgenden an, was diese Lösung für Konsequenzen hätte..

Darstellung der Verkehrswege bei der Stempelung „Kommt“
Alle Mitarbeiter werden zum Erfassen der ersten Buchung eines Tages, also der Kommt- Stempelung, durch den Eingang des Büros geführt, öffnen also ca. 70 – 100 mal zwischen 06:45 und 07:10Uhr die Metalltür, gehen zum Terminal, buchen ein und verteilen sich dann auf Ihre Arbeitsplätze.

In dieser Zeit ist ein sinnvolles Arbeiten im Büro kaum möglich, womit sich hier der Arbeitszeitbeginn auf 07:15 Uhr verschieben sollte.
Am Terminal entsteht ein recht hoher Zeitdruck, da max. 100 Buchungen (worst case) in idealerweise 15 Minuten (keiner kommt zu spät oder fehlt) erfasst werden sollen. Das wären dann alle neun Sekunden eine Buchung, was vom Terminal ohne Probleme bewältigt wird.
Dieses erfasst Transponder in ca. 0,1 Sekunden, Fingerprint in unter einer Sekunde (bei Vollauslastung mit 3000 Fingerprints).

Nun werden die Mitarbeiter aber nicht ideal alle neun Sekunden eintreten, sondern eher in kleinen Grüppchen, nicht schweigsam sondern plaudernd, was dann auch mal zum Stau und somit zu mehr Lautstärke am Gerät führt.

Der Buchungsvorgang selbst würde zu unbequem viel Störungen im Umfeld Büro, Terminal und dem Verkehrsweg des vorderen Gebäudes führen und stellt somit nicht die ideale Lösung dar.

Das gleiche Szenario tritt dann zum Feierabend wieder auf. Aber es geht noch schlimmer, wenn wir uns die Folgen ansehen, die bei der Erfassung der Pausen und Raucherpausen entstehen.

Unterschiede Pause/Raucherpause:
Gesetzlich gesehen sind beides unbezahlte Arbeitszeiten und werden somit von der Bruttoarbeitszeit eines Tages in Abzug gebracht. Da heute das Rauchen am Arbeitsplatz in den meisten Fällen nicht mehr erlaubt oder erwünscht ist, entstehen zwangsweise außer der Rauchzeit selbst auch Wegezeiten. Diese Wegezeiten werden nur ungern von den Mitarbeitern akzeptiert. Umso länger und unbequemer der Weg, um so eher würde das Zeiterfassungssystem boykottiert.

Als Nebeneffekt entstehen Störungen entlang des Verkehrsweges, da die Mitarbeiter gern mal mit diesem oder jenem ein Wörtchen wechseln. Sicherlich alles nur im Minutenbereich, trotzdem in der Summe nicht unerheblich. Diese zusätzlichen Störeffekte müsste man, bei einer korrekten Planung, den Kosten der Zeiterfassung hinzufügen.

Gesetzlich vorgeschrieben sind zur Zeit 30 Minuten Pause bei sechs bis neun Stunden Arbeitszeit und darüber insgesamt 45 Minuten Pause.
Raucherpausen können in Abzug gebracht werden, wobei auf die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten nur Pausen mit mindestens 15 Minuten Länge angerechnet werden dürfen.

Darstellung der Verkehrswege bei der Erfassung der Raucherpausen
Grundsätzlich bleiben die Wege bei der Erfassung der Pausenzeiten wie bei der Erfassung der Arbeitszeit erhalten.
Wird tatsächlich nur ein Terminal eingesetzt, so wird je nach Rauchverhalten ca. sechs mal pro Tag (Raucher)Pause Anfang erfasst und wiederum sechs mal (Raucher)Pause Ende.

Nicht erfasste Wegezeiten sind hier in weinrot und dünn dargestellt, erfasste Wegezeiten hellrot und etwas dicker.
Es ist zu erkennen, dass einiges an Wegezeiten zu Lasten des Unternehmens geht. Hier wäre also in der Software eine Funktion zum Abgleichen der Pausen erforderlich um diese Zeiten ebenfalls in Abzug zu bringen.

Alle vorgenannten Probleme wie lange Wege, Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Störungen im Umfeld der Laufwege bleiben ebenfalls erhalten.
Dies sollte man sich bewusst machen, ehe man sich für diese einzelne Erfassungsstelle entscheidet. (Allerdings kann man unser System auch mit der Zeit ausbauen. Wenn also einmal zu klein geplant war, dann ist jederzeit eine Erweiterung möglich.)

Rechnerische Untersuchung:

Büro, Montagehalle, Wartung und Tischlerei haben vernachlässigbar kurze Wege und somit nur geringe Wegezeiten. Lackiererei und die obere Halle hingegen werden hier nicht optimal erfasst.
Nehmen wir für die Hälfte der Mitarbeiter einen vermeidbaren Zeitaufwand von 30 Sekunden je Buchungsvorgang an und rechnen im Durchschnitt acht Erfassungsvorgänge (Kommt/Geht, 2 x Pause und 1 x Raucherpause), so kommen wir auf einen täglichen Zeitverlust von ca. vier Minuten x 50 Mitarbeiter x 220 Arbeitstage = 733 Stunden.
Nehmen wir je Stunde einen Satz von 17,50 Euro an (der angenommene Lohn entspricht dem durchschnittlichen Bruttolohn in Deutschland ohne Arbeitgeberanteil, Stand Jahr 2010), so haben wir einen Geldwerten Verlust von 12.827,– €. Das zweite Zeiterfassungsterminal bezahlt sich also ganz von allein!

Da wir mit 100 Mitarbeitern rechnen ist die Umrechnung in jede andere Unternehmensgröße einfach.

Darstellung der Verkehrswege bei der dezentralen Zeiterfassung.
Beide Gebäude sind miteinander vernetzt, so das wir auf die Übertragung zur Verwaltung vorerst nicht eingehen müssen. Problemstellen werden falls nötig mittels Wlan angebunden. Hierbei ist aufgrund der Produktion (Schweißen etc.) auf kurze Strecken zu achten.

Am eingezeichneten Installationsort sind zwar die Wege zum Terminal nicht ideal, dafür ist dieser Installationsort problemlos mittels Netzwerkkabel integrierbar. Zudem ist der Raucherbereich (siehe Seite davor) direkt daneben.

Man kann schnell erkennen, dass sich die Laufwege drastisch verkürzen und die Beeinträchtigungen in den beiden kritischen Bereichen Büro und Wartung deutlich verringern.

Ein Teil der Mitarbeiter wird direkt Richtung obere Halle geführt, die Erfassung zu den Stoßzeiten ist ebenfalls entlastet.

Zusammen mit der rechnerischen Überprüfung ist also diese Lösung deutlich besser geeignet als die zentrale Zeiterfassung. Durch das zweite Zeiterfassungsgerät wurden die Laufwege mindestens auf die Hälfte reduziert.

Würden wir mit weiteren Zeiterfassungsgeräten noch mehr verbessern?
Die Wege
-> Wartung – Terminal – Raucherbereich
und
-> Aufbauten – Terminal – Raucherbereich
sind noch nicht ideal.
Zur Zeit gibt es keine weiteren Raucherbereiche so dass ein weiteres Terminal für die Arbeitszeiterfassung keine Vorteile bringt. Um weiter zu verbessern wäre ein Eingriff in die bisherigen Strukturen notwendig.

Theoretische Betrachtung:
Die Laufwege wurden von 30 Sekunden je Erfassungsvorgang auf max. 15 Sekunden reduziert. Nehmen wir an, dass hiervon ca. 10 Sekunden auch bei idealer Verteilung von Zeiterfassungsgeräten anfallen, so wäre noch ein Potenzial von 5 Sekunden respektive 2.137,– € vorhanden. Das ist immer noch Faktor 2 mehr als ein Erfassungsgerät kostet, so dass sich diese Investition nach einem halben Jahr rechnen würde.

Änderungen an der jetzigen Struktur:
Es wird ein dritter Raucherbereich oberhalb der oberen Halle eingerichtet.

Optimale Verkehrswege durch die dezentrale Zeiterfassung.
In diesem Beispiel haben wir alle vorgenannten Ergebnisse einfließen lassen. Schön zu erkennen ist die Aufteilung der Verkehrswege. Die Raucherbereiche liegen jeweils in der Nähe der Erfassungsstellen und auch in der Nähe der Arbeitsplätze. Das verbessert das Buchungsverhalten der Mitarbeiter und senkt die notwendige Zeit für das Nachpflegen von Daten.

Weitere Verbesserungen bei der Arbeitszeiterfassung sind kaum möglich, so dass sich der Einsatz weiterer Zeiterfassungsgeräte nur für die Erfassung von Projektzeiten lohnt.

Diese Planung werden wir uns in Step 2 ansehen.

Fazit:

Eine im Einkauf günstige Zeiterfassung kann mitunter nicht optimal arbeiten. Stoßzeiten bei der Buchungserfassung ebenso wie Wegezeiten sind wichtige Faktoren. Nachlässig geplant kann der Einsatz der Zeiterfassung gar mehr Kosten erwirtschaften als einsparen.
Unser Angebot:

Gern planen wir Ihr Zeiterfassungssystem und besuchen Sie auch, falls notwendig, vor Ort. Eine Planung verpflichtet nicht zum Kauf, eventuell entstehende Kosten werden mitunter bei Kauf sogar teilweise oder ganz angerechnet.

Lassen Sie sich zu Ihrer persönlichen Zeiterfassung ein Angebot erstellen. Sollte die Planung nicht ganz kostenfrei sein, so werden wir dies ebenfalls im Angebot mit aufnehmen bzw. vor Angebot darauf hinweisen. Sie werden verblüfft sein, wie günstig Sie all diese Leistungen von uns erhalten können!

Schnellkontakte:
Email   : info (at) GeBITtech.de
Telefon: 05352- 947 588 5

Bei der Einführung einer Zeiterfassung stellt sich anfänglich oftmals die Frage, ob die Einführung überhaupt sinnvoll ist und ob sich die eingesetzten Geldmittel jemals amortisieren. Betrachtet man die Argumente, so fällt auf, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils ganz unterschiedlich an dieses Thema herangehen. Die nach unseren Erfahrungen wichtigsten und interessantesten Punkte möchten wir hier aufgreifen und zur Diskussion stellen. Dabei gehen wir nur auf die Arbeitszeiterfassung ein, die Projektzeiterfassung werden wir später gesondert beschreiben.

Arbeitszeiterfassung aus der Sicht der Mitarbeiter

Hier fällt auf, dass die Anwendbarkeit der Zeiterfassung im Fordergrund steht:

• Wie werden die Zeiten erfasst
• Wo im Unternehmen sind die Erfassungsstellen
• Wie werden fehlende Stempelungen sichtbar und nachgetragen
• Wer bearbeitet die Daten und wie werden Änderungen sichtbar
• Wie erhalte ich Informationen zu meinem aktuellen Stand

Das sind handfeste und praktische Argumente, die bei der Einführung der Zeiterfassung auch unbeding bedacht werden sollten. Muß der Mitarbeiter zum Beispiel erst durch das ganze Gebäude und zurück, um eine Pause zu stempeln, so wird das nicht gerade förderlich sein. Die Stempelung frist Zeit und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sinkt. Fazit also: die Zeiterfassung muß praktikabel und nachvollziehbar sein, um von den Mitarbeitern auch angenommen zu werden.

Zeiterfassungsterminal T970

Weiterhin wird oft argumentiert, dass die Zeiterfassung ja zur Kontrolle dient und wird deshalb instinktiv abgelehnt. Sicherlich ist eine Arbeitszeiterfassung auch ein Mittel zur Kontrolle, allerdings auch in beide Richtungen. Nicht nur der Arbeitgeber erhält Material für eine korrekte Abrechnung, auch der Mitarbeiter kann jetzt seine Arbeitszeiten nachweisen. Da ja Arbeitnehmer und Arbeitgeber einen Vertrag miteinander geschlossen haben, ist gegen eine nachvollziehbare und somit gerechte Zeitabrechnung nichts einzuwenden.

Zeiterfassung aus Sicht des Unternehmers

Da sind als erster Punkt die Kosten zu nennen. Ein Komplettsystem zur Zeiterfassung kann inklusive Schulung schnell einige tausend Euro kosten. Neben dem reinen Geldwert wird aber auch noch einiges an Zeit investiert um das Zeiterfassungssystem kennen zu lernen und einzurichten. Diese Investition muß natürlich gut überlegt werden. Wir haben für Sie eine Formel entwickelt, welche es Ihnen ermöglicht, den Return of Investment einfach zu berechnen:

Kosten der Zeiterfassung * 365
357,– * Mitarbeiter

Die Grundlagen zu dieser Formel finden Sie hier: Zeiterfassung Berechnung des ROI.pdf

Ein zweiter wichtiger Punkt ist die Installation des Systems. Immer sinnvoll ist die Anbindung der Erfassungsstellen über das Netzwerk. Die Orte für die Erfassungsgeräte sollten, wie oben schon angeführt, von allen gut zu erreichen sein. Lieber ein Erfassungsgerät mehr installieren als weite Wege in Kauf zu nehmen.

Zum Schluß ist dann noch zu klären, wer das Zeiterfassungsprogramm bedient und einrichtet, die Daten nachpflegt und wie der Datenfluß von der Erfassung bis hin zur Abrechnung und dem Datenexport zu gestalten ist. Alles was Planung und Kalkulation angeht sollte von Ihrem Anbieter übernommen werden. Die internen Strukturen müssen vom Unternehmer geklärt werden.

Zusammenfassung:
Ist das Zeiterfassungssystem gut geplant, so werden Geld und Zeit eingespart. Die Abrechnung wird nachvollziehbar und erfasst gerecht alle Stempelungen und Fehlzeiten.  Wesentlicher Faktor ist der Service des Anbieters, da sonst ein Zeiterfassungssystem schnell wertlos wird.
In einem modernen Betrieb ein unverzichtbares Instrument zur Unternehmensführung!

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