Von Anfang an haben wir darauf geachtet, dass die Bedienung der Arbeitszeiterfassung intuitiv und einfach bleibt. Da wir eine recht komplexe Struktur mit

Mandant – Firma – Filiale – Abteilung – Unterabteilung – Arbeitsgruppe

abbilden ein ehrgeiziges Ziel.
Der erste Ansatz, alle Daten in einem einklappbarem Menü anwählbar zu machen, wird spätestens in der Abteilungsebene unübersichtlich. Es bleibt immer die Unsicherheit, ist jetzt die Abteilung xxx der Firma ausgewählt oder bin ich in der Filiale?

Die Lösung war uns zwar schon klar, aber der Aufwand ist erheblich! Also gleich umsetzen oder später? Nun, wir haben uns entschieden, gleich die richtige Lösung zu bringen. Nebenstehend das Ergebnis.

Die Anwahl eines Eintrages öffnet das passende Fenster und markiert den richtigen Datensatz zur Bearbeitung. Löschen, ändern, hinzufügen wird sofort synchronisiert. Die Mitarbeiter lassen sich aus- bzw. einblenden, nach Nummer oder Name bzw. Bezeichnung kann gesucht werden. Und die Anzeige kann nach Nummer oder nach Text sortiert werden.

Jetzt, nach reichlichem Testen, sind wir zur Überzeugung gelangt, dass wir hiermit die beste Lösung gefunden haben. Ein kleines Video haben wir auch vorbereitet:
Video Arbeitszeiterfassung .

Weitere Schritte spielen sich zur Zeit eher im Hintergrund ab. Dazu gehört ausgiebiges Testen der Funktionen und Darstellungen, Erweiterungen in der Datenbank und parallel dazu entstehen die erste Reporte.

Im nächsten Bericht gibt es dann wieder sichtbare Fortschritte! Sondertage, Tagespläne, Wochenpläne sind dann umgesetzt und der Buchungseditor wird fertig sein. Seien Sie gespannt und besuchen Sie uns regelmäßig wieder!

Ihr GeBITtech Proggieteam

Im ersten Beitrag haben wir Mandanten, das Unternehmen und den Zugang zum Programm vorgestellt. Heute werden wir die Struktur weiter vervollständigen.

Wie nebenstehend zu erkennen verzweigt sich die Struktur in der Tiefe beliebig. Also je Mandant viele Unternehmen, je Unternehmen viele Filialen und so weiter bis hin zum Mitarbeiter, dem wertvollsten Gut des Unternehmens in der Zeiterfassung.
Eine solche Aufteilung sieht für Kleinstunternehmen auf den ersten Blick etwas überzogen aus, ist aber bei Planung und Darstellung unverzichtbar.

Auf die Darstellung der Filialen verzichten wir hier, da die Bildschirmmaske genau so aussieht wie bei den Unternehmen. Jede Filiale erbt die Einstellungen des Unternehmens (der Zentrale), so dass die Konfiguration schnell erledigt ist. Wenn überhaupt, dann werden wohl nur die Feiertage angepasst.

Abteilungen
In den Abteilungen werden die Mitarbeiter entsprechend der Firmenstruktur geführt. In produzierenden Betrieben wie Metallbau aber auch in Einzelhandel oder Großhandel findet man oft die Abteilungen
Verwaltung – Wareneingang – Warenausgabe – Service – Außendienst.

Jede Abteilung hat eindeutige Merkmale und kann weiter in Unterabteilungen gegliedert werden. Durch das Erfassen dieser Struktur ermöglichen wir das Planen und Auswerten innerhalb dieser Gliederung.

Arbeitsgruppen
Da es oft vorkommt, dass Mitarbeiter abteilungsübergreifend oder gar innerhalb des Unternehmens in verschiedenen Filialen eingesetzt werden, haben wir hier in der Arbeitszeiterfassung das Modell der Arbeitgruppe abgebildet. In einer Arbeitsgruppe wird die Zugehörigkeit zu einer Aufgabe oder Kostenstelle dargestellt (unabhängig von der Unternehmensstruktur) und kann jetzt geplant und ausgewertet werden.
Diese Zeitabrechnungen sind zum Beispiel besonders nützlich, wenn firmenintern die angefallene Arbeitszeit verrechnet und ausgeglichen werden muß, ist aber nicht gleichzusetzen einer Projektzeiterfassung. Bei einer Projektzeiterfassung bestimmen noch weitere Faktoren den Ablauf, zudem können Mitarbeiter je Tag an mehreren Projekten arbeiten. Dies wäre für eine Arbeitsgruppe jedoch recht ungewöhnlich.

Mitarbeiter
Das Rückrat jedes Unternehmens . Hier werden Besonderheiten erfasst, welche eben nur auf die Person und nicht auf die Struktur anzuwenden sind. Das wären zum Beispiel der Familienstand, Urlaubsanspruch, Krankenkassenzugehörigkeit und ähnliches. Vieles davon hat auf die Arbeitszeiterfassung keinen Einfluss, beim Export der Daten zu einem Lohnprogramm jedoch können diese Information sehr wichtig sein.
Eine kleine Besonderheit unseres Programmes: Durch das Einfügen eines Bildes können Sie die Informationen auf einem Werksausweis aus Papier oder Pappe drucken. Mit Clip versehen und am Hemd getragen ist so schnell die Zugehörigkeit zum Unternehmen ersichtlich.

Soweit zur Firmenstruktur in der Arbeitszeiterfassung. Unsere Möglichkeiten sollten recht komplett sein und alles widerspiegeln, was man für eine korrekte und detaillierte Arbeitszeiterfassung benötigt.
Im nächsten Beitrag werden wir die Erfassung weiterer Stammdaten wie Sondertage, Tagespläne etc. vorstellen und wären dann bei den Bewegungsdaten angekommen.

Alle dargestellten Masken sind mittlerweile voll funktionsfähig und mit der Datenbank verbunden. Test und Dokumentation folgen demnächst.

Wir freuen uns, dass Sie sich die Zeit genommen haben unsere Ausarbeitung zu lesen und würden auch gern ein Feedback bekommen.

Bis zum nächsten Beitrag

Ihre Proggies von der GeBITtech

Interne Verweise:
GeBIT tech Zeiterfassungssysteme
GeBIT time Arbeitszeiterfassung

Eine neue Software zur Arbeitzeiterfassung, basierend auf unseren langjährigen Erfahrungen.

Nach langen Analysen, vielen Gesprächen, Vorbereitungen und Planungen haben wir uns nun entschlossen, unsere neue Software zur Zeiterfassung wieder im eigenen Hause zu programmieren.
In diesem Blog zur Zeiterfassung stellen wir unser neues Produkt im Detail und im Bild vor und werden auch erste Betaversionen zum Download und Testen einstellen.

Bausteine der Business Unternehmenssoftware:
Arbeitszeiterfassung mit Zuschlag, Schicht, Feiertage, Urlaub, Krankheit, Sondertage u. a.
Projektzeiterfassung mit Kunden, Unterprojekt, Material u. a.
Zutrittskontrolle mit detaillierter Auswertung und Darstellung
Aufgaben und Terminverwaltung mit interner Verknüpfung und Dokumentenverwaltung

Zielgruppen:
Aufgrund der flexiblen Struktur richtet sich unser Angebot an Kleinstunternehmen mit wenigen Mitarbeitern wie Arztpraxis, Versicherungsbüro, Immobilienmakler, Hausmeisterservice und andere ebenso wie an mittlere Unternehmen oder gar Konzerne mit mehreren Standorten weltweit.
Unsere Preisstruktur ist den Unternehmensgrößen und somit dem Umfang der Software angepasst.

Timeline:
Start der ersten Version (Arbeitszeiterfassung ohne Schicht und Zuschlag) zum 01.11.2013

Wir würden uns sehr freuen, wenn wir reichlich Feedback bekommen um das Produkt schon in der Entstehung zu perfektionieren!

So, hier erst einmal die Roadmap zur Zeiterfassung .

Zum jetzigen Zeitpunkt ist diese noch nicht festgenagelt, jedoch im Groben wird das so umgesetzt. Einen Ausrutscher haben wir uns allerdings schon geleistet , die Aufgaben- und Terminverwaltung hat schon einmal erste Designergebnisse. Dies, weil wir da mit neuen Komponenten zu arbeiten haben.

Kommen wir zum Prinzip der Software:
Angelegt sind Datenbank und Oberfläche, um ein beliebig großes Unternehmen ebenso wie ein beliebig kleines Unternehmen verwalten zu können. In beiden Fällen tauchen besondere Probleme auf und müssen natürlich so perfekt wie möglich gelöst werden.

Bereich der Zeiterfassung

Kleinste Struktur Größte Struktur

Unternehmen                        Mandant
- Mitarbeiter                          Unternehmen
- Arbeitszeit                           Filialen
- Projektzeit Abteilungen
- Auswertung                        Arbeitsgruppen
.                                             Mitarbeiter
.                                             Projekte
.                                             Unterprojekte
.                                             Aufgaben
.                                             Termine

Bei diesem Aufbau ist schon mal klar zu sehen, dass neben der typischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung auch ein Teilbereich der Betriebsdatenerfassung eingebunden werden soll. Weiterhin soll es möglich sein, verschiedene Unternehmen als Dienstleister zu bedienen. Wir denken hier an Steuerberater, Unternehmensberater und andere Dienstleister.

Im kleinsten Falle (Freeware), dem Einzelkämpfer oder einem Kleinstunternehmen mit wenigen Mitarbeitern werden die Optionen Mandant, Filiale, Abteilung und Arbeitsgruppe ausgeblendet und laufen unsichtbar im Hintergrund mit.

In der Standard- Version sind dann schon Filialen, Abteilungen und Arbeitsgruppen sinnvoll und werden entsprechend dargestellt. Falls kein Bedarf besteht können diese aber wieder deaktiviert werden.

Datenbanken:
In jedem Falle kommen hier SQL- Datenbanken mit hoher Leistungsfähigkeit zum Einsatz. Zur Zeit wird das Programm auf Firebird aufsetzen. Diese SQL- Datenbank bietet neben der Client- Serverlösung auch ein embedded- Modul. Mit Letzterem ist es möglich, die Zeiterfassung lokal ohne irgendwelche Einrichtungen zu installieren. Dies kommt vor allem Kleinstunternehmen wie Arztpraxen, Steuerberatern und anderen kleineren Unternehmen bis ca. 25 Mitarbeitern entgegen.

Wer es größer mag bekommt die Client- Serverlösung. Nun steht einem sehr großen Datenvolumen, verteilt im Netzwerk mit mehreren Bearbeitungsstationen, nichts mehr im Wege.

Im zweiten Step wird MySQL eingebunden. Mit dieser Lösung wollen wir Datenbanken im Intranet und Internet unterstützen, so dass auch ohne VPN eine weltweite Verbindung aufgebaut werden kann. Bei den angestrebten Möglichkeiten einfach sinnvoll.
Andere Datenbanken sind möglich und können auf Kundenwunsch eingebunden werden. Welche Datenbanken und in welchem Zeitraum sollten Sie mit uns besprechen.

Bilder
Kommen wir zu den ersten Bildern (sonst wird es ja langweilig )
Für heute möchten wir das Hauptfenster, die Mandanten, die Unternehmensverwaltung, das Hauptmenü und die Rechteverwaltung des Programmes vorstellen.
(Klicken Sie auf verkleinerte Bilder um diese in Originalgröße zu sehen (1280×750)

Das Hauptfenster:
Die Software hält sich an eine klare Aufteilung. Im oberen linken Bereich werden wichtige Quicklinks eingeblendet, rechts daneben Informationen über den aktiven Mandant, Firma und wer hat sich eingeloggt.

Direkt darunter sehen Sie das Menü, welches bei Bedarf aufklappt und weitere Funktionen anbietet. Im rechten leeren Bereich werde die Bearbeitungsfenster eingeblendet. Hier ist also Ihr Bereich der Betätigung.

Das Auswahl- Menü

Das Menü stellt alle Funktionen des Programmes sinnvoll geordnet zur Verfügung. Unter Verwaltung finden Sie Stammdaten des Programmes, welche selten oder nie verändert werden.
Unter dem Punkt Arbeitszeit befinden sich alle Funktionen zur Verwaltung der Grundlagen, Erfassung der Bewegungsdaten und zur Auswertung der entsprechenden Zeiträume.

Unter dem Punkt Projektzeit erweitern wir den Umfang der Arbeitszeiterfassung. Hier werden weitere Möglichkeiten hinzugefügt wie Kunden und Kontakte, Projekte, Unterprojekte und Materialien. Zum Teil befinden wir uns hier schon in der Betriebsdatenerfassung.

Die Terminverwaltung stellt uns Möglichkeiten zur Verfügung, Aufgaben mit Terminen zu verknüpfen. Eine Aufgabe kann zum Beispiel ein Projekt sein oder eine Qualifizierungsmaßnahme für Mitarbeiter oder was auch immer Ihnen einfällt. Durch diese Verknüpfungen werden viele Möglichkeiten einfach realisiert. Lassen Sie sich überraschen!

Einstellungen ist ein etwas unspektakulärer Menüpunkt. Wie zu erwarten finden wir hier globale Einstellungen für das Programm. Zur Zeit können wir (siehe weiter unten) nur die Benutzerverwaltung zeigen.

Der Mandantenstamm

Hier werden die Mandanten mit Ihren entsprechenden Unternehmen dargestellt. Ein Mandant ist nicht mit dem zu verwaltenden Unternehmen gleichzusetzen sondern spiegelt den Auftraggeber wieder.
Für Mandanten selbst werden keine Zeiten etc. erfasst.

Im rechten Bereich werden die Unternehmen des Mandanten eingegeben, im Falle eines Steuerberaters werden die meisten Mandanten nur ein Unternehmen haben. Global Player allerdings haben eine grosse Unternehmensstruktur, welche durchaus innerhalb der Unternehmen weiter verzweigt sein kann. Dies wird dann über Unternehmen und Filialen abgebildet.

Das Unternehmen (die Firma)

Hier ist schon deutlich mehr zu sehen als in der Mandantenverwaltung. Es werden für die Abrechnung der Mitarbeiter relevante Daten abgefragt. Alle diese Daten sind für das ganze Unternehmen Vorgabe und werden in der Struktur nach unten vererbt.
Teile der Vorgaben lassen sich jedoch auch in unteren Strukturen verändern, so zum Beispiel die Feiertage, kleinste Pause und anderes. Durch die Vererbung wird in den meisten Fällen die mehrfache Eingabe gleicher Vorgaben verhindert.

Rechteverwaltung

Hier haben wir alle an uns in den letzten Jahren herangetragenen Wünsche realisiert und eine sehr ausgefeilte Rechtevergabe angedacht.
Jede Funktion kann zugeordnet oder auch wieder entfernt werden. Falls Sie hier noch Handlungsbedarf sehen, wir freuen uns auf Ihre Reaktionen zum Programm.
Aktueller Stand (01.09.2013):
Mandenverwaltung:
Datenbank erstellt
Verwaltungsmaske erstellt
Datenbank eingebunden
Verwaltungsmaske eingebunden
Mandantenverwaltung komplett, jedoch ungetestet
Dokumentation fehlt

Unternehmensverwaltung:
Datenbank erstellt
Unternehmensmaske erstellt
Datenbank eingebunden
Unternehmensmaske eingebunden
Unternehmensverwaltung komplett, jedoch ungetestet
Dokumentation fehlt

Benutzerverwaltung:
Datenbank erstellt
Benutzermaske erstellt
Datenbank eingebunden
Benutzermaske eingebunden
Benutzermaske bis auf einen Fehler komplett, jedoch ungetestet
Dokumentation fehlt

Mehr gibt es dann am Montag. Wir hoffen, das unsere Vorstellung auf reges Interesse stößt.

Ihre Proggies von der GeBITtech

Interne Verweise:
Zeiterfassungsterminal RFID und Fingerprint
Software Zeiterfassung