Zeiterfassungssysteme GeBITtime

Begriffe in der Zeiterfassung



Quicklinks:
Arbeitszeiterfassung - AZE - Barcode - BDE - Fingerabdruck - Fingerabdruckleser - Fingerprint - Fingerprintscanner - GPRS - MDE - POE - Projektzeiterfassung - PZE - RFID - TCP/IP - Transponder - USB - USB-Stick - USV - WAN - Webserver - WLAN - ZUKO - Zutrittskontrolle


Arbeitzeiterfassung

Die Erfassung der Arbeitszeiten als Grundlage zur Lohnabrechnung wird im industriellen Umfeld schon seit sehr langer Zeit praktiziert und ist mittlerweile selbst in kleineren Unternehmen und in allen Geschäftsfeldern anzutreffen.

Wurden anfänglich die Zeiten per Hand erfasst, so haben sich Stempeluhren recht schnell durchgesetzt und sind sogar heute noch im Einsatz. Mit dem Einzug der EDV kam auch der Wunsch nach einem automatisierten Übernehmen der Daten in weiterverarbeitende Programme auf. Erste serielle Schnittstellen (RS232/RS485) stellten die Verbindung zu den Erfassungsgeräten her und übernahmen die intern gespeicherten Buchungen. Heute ist eine Netzwerkschnittstelle (TCP/IP) als Standard anzusehen, da moderne Rechner kaum noch über serielle Schnittstellen verfügen.

Eine leistungsfähige Lösung zur Arbeitszeiterfassung besteht aus dem Erfassungsgerät, einer Kommunikationssoftware zum Auslesen der Daten und zur Administration der Geräte sowie aus der Zeiterfassungssoftware. Die Zeiterfassungssoftware übernimmt die einzelnen Stempelungen, fügt Start- und Stoppzeiten zusammen und berechnet anhand der Vorgaben die Tages- und Monatssummen. Die Erfassung von Fehltagen wie Urlaub und Krankheit, andere Sondertage wie Berufsschule sowie Feiertage runden das Komplettpaket ab.

Weiterführender Link: Blog Planungsbeispiel Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung

AZE

AZE: Arbeitszeiterfassung. Erklärung siehe hier.

Barcode

Barcode wird heute unterschieden in Strichcode und in den moderneren 2D- Barcode. Im Strichcode werden je nach Norm verschiedene Informationen durch die Abfolge von Strichen bzw. Lücken dargestellt. Dabei sind in einigen Codes alle gültigen Zeichen erlaubt, in anderen wiederum nur Zahlen.
Der im Einzelhandel übliche EAN- Code besteht zum Beispiel in der Form EAN8 aus sieben bzw. acht numerischen Zeichen. Oft werden neben den Artikelnummern weitere Informationen im Code integriert. Auch hier ist der EAN- Code ein gutes Beispiel, da hier ein Landeskennzeichen und eine ID für den Hersteller die Herkunft des Artikels nachvollziehbar machen.

Mit unserem zeiterfassungsterminal T980 nutzen wir einen externen Barcodeleser bei der Projektzeiterfassung. Dies beschleunigt die Erfassung und vermeidet Eingabenfehler.

BDE

BDE: Betriebsdatenerfassung.
Die Betriebsdatenerfassung sammelt alle internen Daten wie Zeiten, Verbräuche, produzierte Mengen, Maschinenlaufzeiten, Qualitäten, Störungen, Lagerdaten und mehr. Die benötigten Daten sind je Unternehmen sehr unterschiedlich und werden maßgeblich von der weiterverarbeitenden Software bestimmt.

Im Bereich der Zeiterfassung sind die Personalzeiten, Projektzeiten (detailliert nach Unterprojekten), Mengen und eventuell noch Maschinenlaufzeiten erfassbar. Alle diese genannten Informationen können an einem entsprechend leistungsfähigem Zeiterfassungsterminal wie dem T980 gesammelt und gespeichert werden.

Fingerprint/Fingerabdruck

Unter einem Fingerprint (englisch, deutsch: Fingerabdruck) versteht man herkömmlich ein Abbild der Kennlinien (Papillarleisten) einer Fingerkuppe. In der Forensik werden bildliche Abbilder der Fingerkuppe erfasst und über Bildverarbeitungssoftware analysiert. Das Verfahren zur Auswertung dieser Fingerabdrücke ist international standardisiert.

Im Gegensatz hierzu verwendet jeder Hersteller von Zeiterfassungsgeräten eine eigene Logik zur Auswertung der Fimgerprints, so dass diese Verfahren untereinander nicht kompatibel sind. In den Geräten der Serie T960, T970 und T980 wird ein Algorythmus der 10. Generation verwendet. Dieser in Jahren verbesserte Algorythmus erlaubt neben einem schnellen Scannen des Fingers auch das Auffinden des richtigen Mitarbeiters aus einem Pool von 3.000 Fingerprints innerhalb von weniger als 1 Sekunde!

Weiterführender Link: Blog Zeiterfassung mit Fingerabdruck

Fingerprintscanner/Fingerabdruckleser

Der Fingerprintscanner bzw. Fingerabdruckleser tastet die Kuppe eines Fingers optisch oder kapazitiv ab und erzeugt so ein Abbild der Papillarleisten. Auffälligkeiten wie Endpunkte oder Verzweigungen (Minutien, lat. minuzien) werden gesammelt und durch einen bestimmten Algorythmus wiedererkennbar gemacht. Die Menge der gesammelten Kennpunkte beeinflusst hierbei wesentlich die Erkennungsrate und somit die Sicherheit des Erfassungsgerätes.

Die Art der Abtastung (optisch, kapazitiv) ist hierbei eher zweitrangig. Gute Ergebnisse können mit jeder Art der Abtastung erzielt werden. Optische Systeme sind empfindlich bei Gegenlicht (Neonlampe, Sonne) und Verschmutzung, kapazitive Systeme reagieren äußerst empfindlich auf statische Aufladungen.

Ein zuverlässsiger Scanner sollte ca. 500dpi Auflösung bieten und ca. 20 Minuzien auswerten um wirklich zuverlässig zu arbeiten. Feststehende Scanner wie an manchen Notebooks sind weniger zuverlässig, dafür aber recht günstig.

GSM/GPRS

GSM: Global System for Mobile Communications
GPRS: General Packet Radio Service
Beide Dienste werden in der Zeiterfassung genutzt, um Daten aus dem Zeiterfassungsgerät über eine SIM- Karte des Diensteanbieters zu versenden. Meist ist eine Verbindung via GPRS günstiger. Auf der Empfängerseite wird wiederum eine Dienst benötigt, um die Daten zu empfangen. Wir liefern zu unseren Geräten mit GPRS kostenfrei eine Applikation, welche die Kommunikation mit den Zeiterfassungsterminal herstellt und die Zeitstempeltungen entgegen nimmt.

LAN


LAN: Local Area Network
Typisches Netzwerk in kleineren Unternehmen. Meist wird das TCP/IP- Protokoll genutzt, als Verkabelung ist häufig Kupfer auf Basis KAT5 anzutreffen.
Grössere Netzwerke werden häufig als WAN (Wide Area network) bezeichnet und verbinden mehrere Gebäude oder gar Standorte miteinander.

Unsere Terminals zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bieten alle schon in der kleinsten Version und Ausstattung einen Netzwerkanschluß.

MDE

MDE: Maschinendatenerfassung
Oftmals werden zur Kalkulation oder im Controlling die Maschinenlaufzeiten und Stillstandszeiten (zum Beispiel bei Störungen) benötigt. Die Maschine wird also entsprechend verkabelt und sendet auf den Leitungen bei Erreichen eines bestimmten Zustandes jeweils einen Impuls oder auch Dauerstrom. Ein entsprechendes Terminal kann so zum Beispel erkennen, ob eine Maschine läuft oder still steht, ob gerade eine neues Teil produziert wurde oder ein bestimmter Zustand in der Fertigung erreicht ist.
Erfassungsgeräte dieser Art sind meist speziell auf die Aufgabe abgestimmt.

POE

POE: Power Over Ethernet
In einem Netzwerk werden zum Verbinden der Endgeräte mit einem Switch, Hub oder direkt mit einem PC Kabel mit acht Adern benutzt. In einem 10BaseT oder 100baseT Netzwerk (10MBit oder 100MBit) werden normalerweise die Adern 4,5,7 und 8 nicht benutzt, so dass hierüber die Stromversorgung laufen kann. Auch im Gigabit- Netzwerk (1000MBit) ist eine Stromversorgung möglich, obwohl alle Adern genutzt werden. Hier wird der Strom "unter" das Signal gelegt.

Zur Vermeidung von Schäden an nicht POE- fähigen Endgeräten wird vom "Versorger", also dem POE- Netzteil oder einem Switch mit POE Funktion, ein geringer Strom angelegt, um einen eventuell vorhanden Endwiderstand mit 25KOhm herauszufinden. Scheint dieser vorhanden, so wird die Leistung erhöht, um den Widerstand genauer zu messen. Konnte das Gerät klassifiziert werden, so wird die entsprechende Leistung zur Verfügung gestellt.

Mit POE können nur Endgeräte mit relativ geringer Stromaufnahme versorgt werden. Hierzu haben sich zwei Normen etabliert:
- Endgeräte mit max. 350mA nach 802.3af (max. 400mA für Einschaltstrom)
- Endgeräte mit max. 600mA nach 802.3at
Die maximale Lesitungsabgabe beträgt 15,4Watt bzw. 25,4Watt bei der neueren Norm 802.at

POE- fähige Zeiterfassungsgeräte (T980) liefern wir mit passender Stromversorgung aus.

Projektzeiterfassung

Die Projektzeiterfassung oder auch Auftragszeiterfassung erweitert die Arbeitszeiterfassung und basiert meistens auf dieser. Der Begriff Projekt kommt aus der Industrie während im Handwerk eher vom Auftrag gesprochen wird. Beide Begriffe meinen das Gleiche, wobei Projekt weiter gefasst ist.
Die Projektzeiterfassung liefert detaillierte Daten über die verbrauchten Arbeitszeiten an einem Projekt. Grössere Projekte werden sinnvoll in Unterprojekte aufgeteilt, welche meistens auch den zeitlichen Ablauf bei der Fertigung, Konstruktion oder Dienstleistung wiederspiegeln. Im Controlling werden diese Zeiten benötigt, um zum Beispiel unproduktive Zeiten aufzuspüren und zu minimieren. Bei der Auftragszeiterfassung fliessen diese Zeiten in die Kalkulation oder Nachkalkulation ein, der Dienstleister benötigt die Zuordnung der Zeiten in Projekte, um seine Dienstleistung korrekt abzurechnen.

Zur Unterstützung der Erfassung und um Fehler zu vermeiden wird oftmals ein Barcodescanner eingesetzt. Sogenannte Laufkarten begleiten das Projekt und bieten neben den Planungsdetails aud die Barcodes für Projekt und Unterprojekt.

Weiterführender Link: Blog Planungsbeispiel Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung

PZE

PZE: Personalzeiterfassung
Die Personalzeiterfassung meint das gleiche wie die Arbeitszeiterfassung. Weitere Erklärungen finden Sie hier.

RFID/Transponder

RFID: Radio-Frequency IDentification
In der Zeiterfassung werden RFID- Karten oder Schlüsselanhänger zur Identifizierung eines Mitarbeiters eingesetzt. Die Transponder sind entweder fix codiert oder können über entsprechende Schreib- Lesegeräte individuell beschrieben werden.
Technik (NF und HF):
Der Transponder, also die Karte bzw. der Schlüsselanhänger, wird durch vom Lesegerät erzeugte magnetische Wechselfelder mit Strom versorgt und sendet die im Chip enthaltene Kennung. Je nach anliegender Spannung und Grösse der Antenne werden hierbei Reichweiten bis zu ca. einem Meter erreicht, typische Reichweiten liegen allerdings zwischen 1cm und 10 cm. Als eine Sonderform ist NFC (near field communication) bei Handys und Tablets zu sehen, welche eine gewollt geringe Reichweite von wenigen Millimetern aufweist.
In Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH) haben sich vor allem drei Formate etabliert:
EM4102 - 125KHz - fix codiert
Mifare® - 13,65MHz - wieder beschreibbar Legic® - 13,65MHz - wieder beschreibbar
NFC ist hierbei ein Derrivat von Mifare®.

Weiterführender Link: Blog RFID Systeme in der Zeiterfassung

TCP/IP (Netzwerk)

TCP/IP: Transmission Control Protocol / Internet Protocol
TCP/IP ist ein speziellen Protokoll (oder auch _das_ Protokoll) in der Netzwerktechnik und in modernen Firmennetzen nicht mehr wegzudenken. Jede Endstelle wird durch eine Nummer identifiziert, das Netzwerk selbst wiederum durch die ersten drei Zahlengruppen. Jede Zahlengruppe kann im Bereich 0-255 liegen, wobei die Kombinationen 0.0.0.0 als local host, also einen Verweis auf sich selbst fungiert, xxx.xxx.xxx.0 ist ein Verweis auf das Netz selbst und xxx.xxx.xxx.255 ist ein Ruf an alle in diesem Netz.
In der EDV- gestützten Zeiterfassung wurden die ersten Geräte seriell über eine RS232 oder eine RS485 Schnittstelle angebunden.
Eine serielle Anbindung via RS232 ließ nur ein Gerät zu, mit der RS485 waren immerhin schon 255 Endgeräte möglich. Mit der günstig verfügbaren Netzwerktechnik wurde auch schnell der Wunsch nach Zeiterfassungsgeräten mit einer TCP/IP Schnittstelle laut, so dass heute kaum noch ein Terminal ohne konstruiert und ausgeliefert wird.
Tauchen in den Beschreibungen der Zeiterfassungsterminal die Begriffe TCP/IP, LAN oder WLAN auf, so ist eigentlich immer gemeint, dass die Erfassungsgeräte in einem Netzwerk mit dem TCP- Protokoll per Kabel (LAN) oder per Funk (WLAN) eingebunden werden können.

USB

USB: Universal Serial Bus
USB hat heute den alten Standard der seriellen Anschlüsse RS232, RS422, RS485 abgelöst und dient normiert zum Anschluß diverser Endgeräte. Weiterhin stellt der USB- Anschluß eine Stromversorgung von 5V zur Verfügung. Moderne Betriebssysteme unterstützen das sogenannte "hot-plugin", also Anstecken oder Entfernen der Endgeräte während des Betriebes.

Ein Zeiterfassungsgerät mit USB Host ist nicht einfach nur Endgerät, sondern bietet auch die Funktion der Koordination mehrerer Endgeräte. Dies ist wichtig bei mehreren Endgeräten, zum Beispiel Anschluß an einen PC und Kontrolle über einen Barcodeleser an einem zweiten USB- Anschluß.

Die Kabellängen sollen nach DIN maximal 5m betragen. Die Kabellänge läßt sich durch aktive Kabel auf maximal 25m erweitern, durch Einsatz von KAT5- Kabeln sogar auf 45m. Ist die Kabellänge von 5Metern nicht einzuhalten, so empfehlen wir beim Einsatz unserer Zeiterfassungsterminal die Nutzung des Netzwerkanschlusses. Dieser erlaubt Kabelstrecken bis max. 100 Metern bis zum nächsten Switch.

USB- Stick

Ein USB- Stick ist ein externes Gerät für den USB- Bus. Spezielle Sticks erweitern die Funktionen eines PC's zum Beipiel um Bluetooth oder WLAN.

Im Falle unserer Zeiterfassungsterminals wird ein USB- Stick als Speichermedium vorausgesetzt und ermöglicht das Übernehmen der gespeicherten Daten über den Stick auf den weiterverarbeitenden PC
Mitunter muß eine Zeiterfassungsgerät an Orten installiert werden, die nicht mit einem Netzwerk verbunden sind. Hier steht dann auch häufig kein PC zur Verfügung, so dass ein Versand der Daten per Email oder FTP nicht möglich ist. Typischerweise wird in solchen Fällen ein Notebook notwendig, um an die Daten zu gelangen. Zeiterfassungsgeräte mit der Funktion USB- Stick erleichtern Ihnen die Übernahme der Daten und schreiben die Stempelungen, Mitarbeiterdaten und Fingerprints zur Datenübenahme auf einen USB- Stick.

USV

Unterbechungsfreie Stromversorgung.
Bei unseren zeiterfassungsgeräten T960 und T980 können Sie einen Akku zur Überbrückung von Stromausfällen einsetzen. Mehrere Stunden Betrieb (je nach Auslastung) sind dann weiterhin möglich

WEBServer

Ein Webserver erlaubt die Konfiguration und Kontrolle von Endgeräte in einem Netzwerk. Das Endgerät wird mit seiner Adresse und seiner Nummer im Netzwerk angesprochen. Zur Darstellung der Menüstruktur wird meistens ein Browser benutzt.
Bei unseren Zeiterfassungsgeräten ist ab den Terminaltypen 96x ein Webbrowser integriert. Als Administrator haben sie so also immer die Möglichkeit, das Gerät im Firmennetz anzusprechen, zu kontrollieren und gegebenenfalls neu zu konfigurieren.

WLAN


WLAN: Wireless Local Area Network
Gleiche Technik und Grössenordnung wie LAN. Der Zugang des Endgerätes zum Firmennetz geschieht per Funk und benötigt einen entsprechenden Empfänger.
Auf Wunsch können Sie unser Terminal T980 mit WLan aufrüsten. Dieser Netzwerkadapter wird zusätzlich eingebaut, so dass Sie dann über zwei Anschlüsse verfügen.

ZUKO

ZUKO: ZUtrittsKOntrolle
Nähere Informationen siehe hier.

Zutrittskontrolle


In der Zutrittskontrolle ist im Gegensatz zur einfachen Türöffnerfunktion darauf zu achten, dass ein Zutrittsversuch ohne Berechtigung zuverlässig verhindert wird. Einfache Geräte haben nicht die Möglichkeit, einen zweiten Leser zu integrieren und müssen daher vor dem geschützten Bereich installiert werden. Dies ermöglicht die Manipulation des Gerätes, indem das eingebaute Relais direkt angesprochen wird und so der Zutritt erzwungen.

Weiterhin sollte ein Terminal für Zutrittskontrolle Zeitzonen und Gruppen unterstützen, so dass je nach Berechtigung der Zutritt nur zu den gewünschten Zeiten möglich ist.
Eine weitere wichtige Funktion ist das "Anti Passback". Diese Funktion verhindert, dass der Mitarbeiter, obwohl er den Sicherheitsbereich schon betreten hat, erneut Zutritt erhält. Ein mögliches Szenario wäre zum Beispiel, das der Mitarbeiter seinen Ausweis vor dem Sicherheitsbereich verliert (steckt die Karte neben statt in die Tasche) und eine fremde Person so Zutritt erlangen kann.

Unsere Zeiterfassungsterminal mit Zutrittskontrolle bieten alle einen Wiegandanschluß für einen zweiten Leser und können somit im geschützten Bereich installiert werden. Die Kabellänge zum Leser kann bis zu 100 Meter betragen. Anti passback ist selbstverständlich integriert, die Zutrittsgruppen, Berechtigungen und Zeitzonen sind beim T970 und T980 komfortabel über Webserver einstellbar.